Migracja skrzynek e-mail do Microsoft 365 – najczęstsze błędy

Przeniesienie firmowej poczty do Microsoft 365 (dawniej Office 365) to krok, który może znacznie poprawić wydajność pracy, bezpieczeństwo i dostępność danych. Jednak sama migracja maili do Office 365 nie zawsze przebiega gładko. Bez odpowiedniego przygotowania łatwo popełnić błędy, które mogą skutkować przestojami, utratą danych lub bałaganem w skrzynkach.

W tym poradniku omawiamy najczęstsze błędy przy migracji poczty firmowej do Microsoft 365 i podpowiadamy, jak ich uniknąć.

Dlaczego firmy decydują się na migrację do Microsoft 365?

• Chmura oznacza dostęp do poczty z każdego miejsca i urządzenia
• Większe bezpieczeństwo i odporność na awarie
• Automatyczne kopie zapasowe i ochrona antyspamowa
• Integracja z Teams, OneDrive, Word, Excel i innymi usługami Microsoftu

Ale żeby w pełni skorzystać z tych korzyści, trzeba dobrze zaplanować proces migracji.

Najczęstsze błędy przy migracji poczty firmowej

1. Brak audytu przed migracją

Zanim zaczniesz, musisz wiedzieć:

• ile skrzynek będzie migrowanych,
• jak duże są skrzynki (ile mają GB),
• jakie są typy kont (IMAP, Exchange, POP3?),
• czy wszystkie skrzynki są w użyciu.

Bez tego łatwo przeoczyć nieaktywne konta lub zbyt mało miejsca w nowej usłudze.

2. Nieprawidłowy wybór metody migracji

Microsoft 365 oferuje kilka sposobów migracji:

• IMAP – dla starych systemów, ale bez kalendarzy i kontaktów
• Cutover – wszystko naraz, dobre dla małych firm
• Staged – etapami, tylko dla Exchange
• Hybrid – dla dużych firm z serwerem Exchange na miejscu

Nieodpowiedni wybór może spowodować niepotrzebne komplikacje.

3. Zbyt mało czasu na propagację DNS

Po zmianie ustawień DNS (rekordy MX, SPF, autodiscover), może minąć od kilku minut do 48 godzin, zanim wszystko zacznie działać poprawnie. Jeśli zaplanujesz migrację zbyt blisko „na styk” – użytkownicy mogą nie otrzymywać maili.

4. Brak testów przed migracją właściwą

Przed przeniesieniem całej firmy warto przeprowadzić migrację testową kilku skrzynek – najlepiej z różnych działów. To pomoże wykryć błędy konfiguracyjne, np. niezgodności z hasłami, problem z uwierzytelnianiem czy przekierowaniami.

5. Pominięcie starych aliasów i przekierowań

Wielu pracowników korzystało z aliasów (np. imię@firma.pl, dział@firma.pl). Po migracji część z tych aliasów może przestać działać, jeśli nie zostaną poprawnie odtworzone.

6. Brak komunikacji z pracownikami

Migracja to nie tylko techniczne przenoszenie danych. To też zmiana narzędzi, interfejsu i sposobu pracy. Warto przygotować:

• krótką instrukcję pierwszego logowania,
• informację, co się zmienia (np. aplikacja Outlook online),
• wsparcie dla osób mniej technicznych.

7. Ignorowanie backupu przed migracją

W teorii poczta powinna się przenieść bezpiecznie. W praktyce – zawsze warto mieć kopię zapasową skrzynek źródłowych. Nawet jeśli tylko lokalną, na czas migracji.

Jak zrobić to dobrze?

• Wykonaj dokładną inwentaryzację kont i danych
• Dobierz metodę migracji do rodzaju konta
• Zadbaj o propagację DNS i okres przejściowy
• Przygotuj komunikację wewnętrzną i testy pilotażowe
• Zapewnij wsparcie techniczne i szkolenie po wdrożeniu

Czy warto robić migrację samodzielnie?

W mniejszych firmach – czasem tak. Ale przy wielu skrzynkach, różnych źródłach poczty i ograniczonym czasie, ryzyko błędów jest duże. Dlatego coraz więcej firm zleca migrację jako usługę – w ramach outsourcingu IT.

Zyskujesz:

• spokój i bezpieczeństwo danych,
• pełne wsparcie w planowaniu, testach i przeniesieniu,
• konfigurację dostępu i urządzeń końcowych (np. telefonów, Outlooka).

Migracja skrzynek do Microsoft 365 to inwestycja w wydajność i nowoczesność firmy – ale tylko wtedy, gdy zostanie dobrze zaplanowana. Najczęstsze błędy wynikają z pośpiechu, braku testów i pominięcia aspektu komunikacyjnego.

Planujesz migrację? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść przez ten proces krok po kroku, bez przestojów i niespodzianek.